L’estate è ormai quasi un ricordo! C’è chi è appena tornato dalle ferie e chi ha approfittato della flessibilità dello smart working per lavorare da luoghi un po’ diversi dal solito, magari più freschi e piacevoli.
Eppure, il panorama del lavoro agile presenta due facce. Se da un lato cresce il consolidamento dello smart working, dall’altro, con una visione più conservatrice, alcune aziende stanno avviando una sorta di “migrazione inversa”, richiamando i dipendenti in ufficio.
Ma siamo sicuri che lo smart working sia in declino? Tra i più giovani la priorità resta migliorare il proprio work-life balance e per molti il lavoro agile e il lavoro ibrido, che permette di svincolarti dall’ufficio, è un fattore che può cambiarti la vita.
Ma quali sono i diritti e i doveri del dipendente? E quali sono gli obblighi del datore di lavoro in caso di telelavoro o smart working?
Negli ultimi anni, l’utilizzo dello smart working è diventato un elemento centrale nella gestione del lavoro moderno. Per le aziende, introdurre o aggiornare le regole dello smart working non è solo una buona pratica organizzativa, ma anche una misura strategica per rispondere alle esigenze di flessibilità, produttività e tutela dei lavoratori.
L’azienda adotta il lavoro agile come strumento per favorire flessibilità e miglior equilibrio tra vita privata e lavoro, applicandolo alle funzioni che possono essere svolte da remoto senza compromettere l’efficienza.
Con l’entrata in vigore delle nuove regole smart working 2025, molte imprese hanno rivisto i propri modelli organizzativi, adattandosi a un contesto normativo e sociale in continua evoluzione.
Ok, pronto a entrare nel mondo del lavoro agile? In questo approfondimento ti guidiamo, passo dopo passo, tra i concetti chiave del lavoro agile!
Qual è la normativa di riferimento nazionale per lo smartworking?
Il lavoro agile è regolato in Italia dalla Legge n. 81/2017 e non può essere gestito in modo improvvisato. Sebbene la legge preveda l’obbligo di un accordo individuale tra azienda e lavoratore, un regolamento interno consente di standardizzare criteri e procedure, garantendo coerenza e trasparenza all’interno dell’organizzazione.
Inoltre, il regolamento rappresenta una forma di tutela per l’azienda, che così può definire in anticipo:
- quali sono le regole per un dipendente in smart working,
- le responsabilità di ogni parte coinvolta,
- e le condizioni operative applicabili a tutto il personale.
La Legge 81/2017 definisce lo smart working come una modalità flessibile di esecuzione della prestazione lavorativa, senza vincoli di luogo o orario, purché nel rispetto dei limiti di durata massima giornaliera e settimanale.
A partire dal 1° settembre 2022, con la fine del regime semplificato introdotto durante l’emergenza Covid, è diventato obbligatorio comunicare in via telematica gli accordi di lavoro agile, secondo quanto stabilito dal Decreto del Ministero del Lavoro n. 149 del 22 agosto 2022. La trasmissione deve avvenire attraverso il portale “Servizi Lavoro”, senza più l’obbligo di allegare l’accordo individuale, che va comunque conservato dal datore per cinque anni.
La procedura digitale, pensata per semplificare anche la gestione di numerose comunicazioni, permette l’invio massivo dei dati tramite file Excel o API, facilitando le aziende con un maggior numero di dipendenti.
Secondo le indicazioni ministeriali, i datori di lavoro privati devono effettuare la comunicazione entro cinque giorni dall’inizio del lavoro agile o da ogni variazione (come proroghe o cessazioni), mentre per il settore pubblico il termine è fissato al 20 del mese successivo. In caso di mancato adempimento, si applicano le sanzioni previste dal D.Lgs. 276/2003.
Dal 12 gennaio 2025, con la legge 2024, n. 203 -Collegato Lavoro 2025, sono stati ridefiniti i diritti e doveri sia dei lavoratori che delle aziende.
Viene confermato l’obbligo per i datori di comunicare telematicamente i nominativi dei lavoratori interessati, insieme alle date di avvio e cessazione del lavoro agile, sempre entro cinque giorni dall’inizio o dalla variazione dell’attività:
- Collegati al portale ClicLavoro- Servizi Lavoro tramite SPID o CIE
- Accedi alla sezione Lavoro Agile all’interno del portale
- Compila il modulo online con i dati del lavoratore e i dettagli del periodo di smart working
- Invia la comunicazione tramite la piattaforma telematica
La mancata comunicazione è soggetta a una sanzione amministrativa da 100 a 500 euro per ogni lavoratore. Questo aggiornamento rafforza i controlli e assicura maggiore tracciabilità del lavoro svolto da remoto.
Con le nuove regole smart working 2025, sono stati rafforzati alcuni principi fondamentali:
- Il diritto alla disconnessione,
- La tutela della parità di trattamento,
- L’obbligo di informativa sulla salute e sicurezza nei luoghi remoti.
Lo smart working viene concesso su base volontaria, fino a un certo numero di giorni a settimana e secondo modalità concordate con il responsabile, anche a rotazione tra i membri del team. L’orario rimane quello previsto dal contratto, ma con fasce di disponibilità concordate e margini di flessibilità. I dipendenti utilizzano dispositivi forniti dall’azienda o, se previsto, strumenti propri adeguatamente protetti. È fondamentale rispettare le norme sulla sicurezza dei dati e sulla tutela della salute nei luoghi di lavoro, anche da remoto. La valutazione delle attività avviene in base ai risultati, nel rispetto della privacy e delle regole sul controllo a distanza.
Obblighi del Datore di lavoro
Quali sono gli obblighi del datore di lavoro in caso di telelavoro o smart working?
Ecco i principali:
- Stipulare l’accordo individuale, con indicazione delle modalità di lavoro agile e diritto alla disconnessione.
- Comunicare l’attivazione dello smart working al Ministero del Lavoro tramite la piattaforma ufficiale.
- Garantire pari trattamento rispetto ai lavoratori in presenza.
- Fornire un’informativa sui rischi per la salute e la sicurezza, anche se la prestazione si svolge da casa.
- Assicurare protezione dei dati aziendali, con formazione adeguata.
Regole e doveri per i dipendenti in smart working
Anche i lavoratori hanno responsabilità ben precise.
Eccone alcune:
- Rispettare gli orari e gli obiettivi stabiliti.
- Mantenere la riservatezza e proteggere i dati trattati.
- Usare correttamente gli strumenti forniti dall’azienda.
- Collaborare con i referenti aziendali e garantire la reperibilità nelle fasce concordate.
Quali sono le tutele per lo smart working?
I dipendenti in lavoro agile godono di tutte le tutele previste dalla legge, comprese, la retribuzione identica a chi lavora in sede, l’accesso a benefit aziendali e formazione, la copertura INAIL in caso di infortunio sul lavoro da remoto e la tutela contro discriminazioni, isolamento o penalizzazioni di carriera.
Quanti giorni di smart si possono fare?
Ad oggi, non esiste un numero fisso di giornate di lavoro da remoto uguale per tutti: molto dipende dal settore, dagli accordi sindacali e dagli accordi stipulati tra datore di lavoro e dipendente. Infatti, alcuni contratti collettivi posso influenzare il numero di giorni e le modalità dello smart working, ma quasi sempre a condizione che vengano integrati da accordi aziendali o individuali. In molte aziende private la formula più diffusa prevede 1 o 2 giorni a settimana da remoto, mentre nella Pubblica Amministrazione le linee guida ministeriali spingono per un equilibrio che garantisca almeno due giorni di presenza in ufficio.
L’obiettivo è conciliare le esigenze di produttività e collaborazione con quelle di flessibilità e benessere dei lavoratori. Non mancano però differenze: alcuni settori stanno sperimentando modelli più spinti di lavoro agile, con la possibilità di svolgere anche fino al 100% delle mansioni da remoto, mentre altri restano più prudenti.
Smart working, più di un modo di lavorare
Lo smart working non è solo un modo diverso di lavorare: è una scelta strategica per il futuro dell’impresa. Adottare un regolamento chiaro e ben strutturato significa dare ordine e coerenza al lavoro agile, proteggere l’azienda e le persone, evitare rischi e creare un clima di collaborazione autentica.
Una buona policy sullo smart working è un investimento in sostenibilità, efficienza e fiducia.
Come ha scritto una collega rispondendo al nostro sondaggio interno alla domanda “Cosa significa per te lavorare in smart working da un luogo diverso?”:
“La vera rivoluzione dello smart working è la fiducia: fiducia nel dipendente e fiducia nei risultati.”
Il lavoro agile può dare nuova energia alla giornata, restituire equilibrio e qualità di vita: meno traffico, più tempo per sé, minore impatto ambientale.
